La OEPM dice adiós al papel con el uso de formularios dinámicos en PDF
La Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM) ha optado por la tecnología de Adobe, con la colaboración de Seidor en términos de formación y soporte, para el desarrollo de una aplicación web con el fin de cubrir el flujo electrónico completo de tramitación a partir de formularios dinámicos PDF.
Agilizar al máximo su gestión mejorando los procesos internos y ofrecer un mejor servicio al ciudadano es el objetivo del Plan Estratégico de Renovación TI (OEPM 2.0) que conlleva, principalmente, el cumplimiento de la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, que entra en vigor el 1 de enero de 2010.
Aprovechando la experiencia ya existente de Oficina Virtual y los formularios diseñados en formato PDF, el equipo de TI de la OEPM, liderado por su director Carlos Turmo, y con el impulso que el director de la Oficina, Alberto Casado Cerviño, ha dado a la administración electrónica, comenzó a principios de 2008 el desarrollo de una aplicación web que permitiera un flujo electrónico completo de tramitación a partir de formularios dinámicos PDF creados con Adobe LiveCycle ES, para gestionar las solicitudes que generan procedimientos más intensivos: Solicitud de Signos Distintivos, Solicitud de Renovación de Signos Distintivos y Solicitud de Diseños Industriales.
Formularios on line y off line
Este sistema ya ha entrado en producción en abril de 2009 con las Solicitudes de Renovación de Signos Distintivos y en otoño se lanzarán las otras dos solicitudes apuntadas. La dinámica de este flujo es la siguiente: el ciudadano, tras entrar al portal web y autenticarse, se descarga el formulario de la solicitud que necesite y lo rellena activando menús desplegables o escribiendo sobre campos concretos; como es un formulario dinámico, se le indican sólo las zonas relevantes que debe ir cumplimentando en función de lo que ya ha rellenado.
"Lo atractivo para el ciudadano es que no tiene que estar obligatoriamente conectado a nuestra página web para completarlo. Son formularios de una temática compleja y es lógico que pueda tener que consultar algún dato de manera que puede descargárselo, rellenarlo cuando quiera y, luego, conectarse de nuevo para presentarlo en la web. El usuario recibe un número de registro y el documento Adobe PDF que se genera ya lleva los documentos adjuntos que se le requieran incrustados, por ejemplo, una copia del poder, una imagen, etc. Así se sube sólo un documento. Finalizado el proceso, el ciudadano recibe por email la solicitud completa en formato PDF”, explica Turmo.
Las solicitudes están conectadas con pasarelas de pago a la Agencia Tributaria, acción que puede realizarse antes de la presentación o justamente cuando se presente. Estos pagos se incorporan a las solicitudes en PDF con códigos de barra. Finalmente, éstas se dirigen, a través de una aplicación desarrollada con tecnología J2EE denominada TRESD, al backoffice de la OEPM donde se tramitan electrónicamente con la ayuda de un gestor documental que asigna tareas, almacenándose tras su examen en la BBDD. Por parte del ciudadano, ha tenido una gran acogida. A los dos meses de su lanzamiento el 70 por ciento de las Solicitudes de Renovación de Marcas vinieron por vía telemática.
La OEPM cuenta actualmente con un equipo de desarrollo de Deloitte de cuatro personas para diseñar y desarrollar los formularios bajo la dirección de la jefa de Área de Informática Documental, Maite Monteso. Permite replicar toda una tecnología de maquetación web en los formularios, y en algunos casos con más capacidades. Además, visualmente es muy potente, es compatible con el formato PDF/A, lo que asegura su reproducción a largo plazo; también se pueden agregar marcas de agua para diferenciar solicitudes originales de copias y, por supuesto, el formato Adobe PDF, al ser estándar, garantiza una accesibilidad universal dada su popularidad, ya que para visualizarlo basta con descargarse el programa gratuito Adobe Reader. El equipo de Tecnología de la Información tiene pensado abordar el resto de procedimientos que gestiona en este campo, como la cesión de licencias o la renovación de diseños.
